Обща цена на притежание за вашия бизнес

Колко често ви се е случвало да се сблъскате със ситуация, в която сумата, изчислена до последната стотинка за ремонт или строителство, изведнъж се удвоява или дори утроява в процеса на работа? Изведнъж се оказва, че проектът на къщата се нуждае от преразглеждане или не сте взели предвид много дребни неща при поддръжката ѝ.

Същите изненади очакват предприятията при избора на ИТ компания, според експертите на Емат ООД На пръв поглед всичко е просто: намирате екип от разработчици, договаряте цената на проекта и получавате готовия продукт. Но това е само върхът на айсберга. На този етап повечето клиенти рядко се замислят какво ще се случи по-нататък.

Клиентът често е привлечен от ниската цена на проекта. И той не подозира, че след известно време разработеният продукт може да се нуждае от: допълнително лицензиране, усъвършенстване, коригиране на интеграциите, обучение на персонала или дори замяна на решението, което не е отговорило на очакванията. Всички тези „скрити“ разходи често са изненада! Ето защо е толкова важно да се вземат предвид Total Cost of Ownership (TCO) - общите разходи за притежание (експлоатация). Нека да разгледаме защо TCO е ключът към успешното разработване на големи, високообемни ИТ предизвикателства.

Какво е TCO и защо е важно?
Когато обсъждат ТСО на проекта с клиента и изчисляват разходите за разработване на софтуерен продукт (приложение или услуга), ИТ компаниите обикновено вземат предвид ключовите етапи: разработване, персонализиране и пускане на пазара. Бъдещите разходи по експлоатацията, поддръжката и модернизацията на продукта често остават извън картината. Въпреки това тези скрити разходи могат да се превърнат в сериозен разход с течение на времето. А едно на пръв поглед евтино решение може да се окаже „златно“ и в крайна сметка да струва повече в дългосрочен план.

TCO не е само сумата, която плащате за даден продукт. Това са всички разходи, свързани с купуването, използването, поддръжката и дори подмяната му. TCO ви помага да прецените колко рентабилно е дадено софтуерно или ИТ решение в дългосрочен план.

Изчисляването на TCO изисква задълбочени познания в областта на финансите, технологиите и управлението на проекти, опит в прогнозирането на скрити разходи. Ето защо малко ИТ компании го предлагат. Това не е задача за един ден. Ит компания Емат ЕООД на етапа на изготвяне на ТСО проучва вашия бизнес, оценява дългосрочните разходи и предлага ефективни решения, оценява икономическите перспективи на разработвания софтуерен продукт.

Как да избегнем финансовите капани?

• Сравнете TCO, а не само цената на покупката. Винаги се питайте: какви разходи могат да възникнат след 3, 5, 10 години?
• Задавайте правилните въпроси на компанията за разработка: разходи за поддръжка, гаранция, мащабируемост
• Обмислете разходите за техническа поддръжка след приключване на внедряването. Това разходно перо често е значително и оказва голямо влияние върху общия бюджет.
• Някои ИТ продукти може да изискват закупуването на допълнителни лицензи или модули. Ако не се вземат предвид по време на етапа на планиране, разходите могат да бъдат значителни.
• Не очаквайте, че системата ви ще работи без промени. Технологиите се развиват и много ИТ решения изискват надграждане и адаптиране към новите условия. Това струва пари и е важно да се вземе предвид предварително.

Методология за изчисляване на TCO на Microsoft и Interpose
Методологията за изчисляване на TCO на Microsoft и Interpose взема предвид: първоначалните разходи за разработка и внедряване, разходите за техническа поддръжка, обучението на служителите, допълнителните разходи за закупуване на хардуер и интеграцията с други системи. Този подход се фокусира върху създаването на подробна финансова прогноза. Количествената прогноза за бъдещите разходи помага да се изберат оптимални решения за разработка.

Методология на Gartner Group
Технологичната и изследователска компания Gartner Group е предложила своя собствена методология. При изчисляването на TCO те предлагат да се разделят разходите за ИТ системата на компанията на две групи: капиталови (CAPEX) и оперативни (OPEX). Тези категории са тясно свързани, тъй като размерът на оперативните разходи пряко зависи от решенията, взети в компанията по време на внедряването на ИТ системата.

Методологията за изчисляване на TCO на Gartner Group отчита първоначалните разходи за внедряване (закупуване на лицензи и хардуер), оперативните разходи (поддръжка, надграждане, поддръжка), ресурсите за интеграция и обучение, както и допълнителните разходи, като например миграция на данни и сигурност. Gartner взема предвид и скритите и несигурни разходи, включително възможни престои или недооценени оперативни функции. Този подход дава възможност за по-точна оценка на всички рискове и бъдещи разходи.

TCO - професионален подход
Когато купуват нов хардуер или поръчват софтуер, много компании, особено в началото, се фокусират единствено върху цената. Но в бизнеса рядко се случва едно ново решение да работи във вакуум. Най-често софтуерните продукти трябва да бъдат интегрирани с други системи - счетоводни, складови, CRM системи. Тези интеграции изискват допълнителни усилия и често разходите за тях не са включени в първоначалната цена на продукта.

Пълното изчисляване на общата цена на притежание е сложен процес на анализ и планиране. По искане на клиента разработката на Емат изчислява TCO на всички етапи: от избора на решение до неговото внедряване и по-нататъшна експлоатация.